Publicado por Tailane Paulino

Nesse texto você vai conhecer o conceito da gestão de projetos e saber de informações importantes sobre o tema. Você também vai descobrir qual é a importância do gerenciamento para os negócios.

Antes de mais nada, é importante saber que gestão, ou gerenciamento de projetos, não é apenas mais uma função da chefia. Isso porque todo o trabalho parte da ideia de usar todas as experiências para melhorar o negócio como um todo.

Desse modo, é necessário seguir quatro conceitos básicos e estar sempre de olho no mercado. Já que gerir um projeto vai além de fazer uma empresa dar lucro. A intenção é que ela se transforme em algo relevante para o mercado.

O que é e para que serve a gestão de projetos?

Gestão de projetos é um dos passos mais importantes para a manutenção de um negócio. Ele engloba toda a parte administrativa, onde é preciso aplicar todos os seus conhecimentos nesta fase.

Uma definição simples de gerenciamento de projeto é a aplicação de conhecimento e habilidades técnicas para iniciar um projeto. O gerenciamento também é essencial no planejamento, controle e encerramento de atividades.

Empresários fazendo planos

A gestão de negócios é essencial no planejamento, controle e encerramento de atividades (Foto: depositphotos)

Tudo isto visa suprir as necessidades e todas as expectativas que envolvam a execução do projeto.

Contudo, a gestão de projetos não é apenas um conhecimento técnico, já que ela é útil para atender a todas as mudanças que ocorrem em um negócio. Estas mudanças podem ser não só crises, mas também prazos, qualidade do serviço entregue e o cumprimento de metas.

Dessa maneira, é possível evitar diversos problemas que podem ocorrer a qualquer hora. Como problemas na comunicação interna e atraso nos prazos de entrega. Além de garantir mais foco nos objetivos que se quer alcançar com o projeto.

A gestão ou gerenciamento de projetos serve, então, para garantir a realização de todas as áreas de um negócio. Dessa maneira, visando a qualidade geral do produto final, que deve atender às expectativas de todos, principalmente, de quem consome o produto ou serviço.

Dessa maneira, fazer o gerenciamento dos projetos mantém os prazos e garante que não haverá nenhuma fuga do objetivo principal. Essa é uma forma eficaz de manter toda a equipe unida e focada em entregar o melhor, do começo ao fim.

Quais os conceitos básicos de gestão de projetos?

Para garantir um bom gerenciamento dos projetos é importante se atentar a alguns conceitos básicos. O mais importante são os quatro conceitos principais que se deve ter em mente na hora da criação do projeto. Tudo isso antes mesmo que ele saia do papel.

Cada parte destes quatro conceitos são essenciais para a garantia da qualidade do produto final e devem ser observadas com cuidado. Só assim é possível manter todos os aspectos unidos e funcionando.

Os quatro conceitos básicos são: o projeto, o risco, o escopo e o patrocinador. Veja mais sobre o que cada um deles é na prática.

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Projeto

Em primeiro lugar, é preciso se ter o projeto. Isso é o ponto de partida, que deve conter todos os detalhes que assegurarão o sucesso do negócio. Nesta etapa já é necessário ter o tempo, verba e até mesmo a equipe que será necessário para a realização do projeto.

Tudo isto é a primeira coisa que precisa ser definida de maneira clara. Para garantir que não haja contratempos pelo caminho.

Risco

Em segundo lugar, é preciso ter a gestão de riscos. Esta fase não pode, de maneira nenhuma, ser negligenciada. Isto porque, desde o início do projeto, é preciso ter em mente quais são os riscos que podem aparecer.

Nisto, entra todos os possíveis contratempos e oportunidades que podem surgir no decorrer do projeto. Assim, é possível adiantar planos que podem resolver caso as situações não saiam de acordo com o plano principal.

Desse mesmo modo, já é necessário ter em mente todas as ações que serão tomadas, caso haja qualquer um dos problemas listados. Dessa maneira se evita gasto de tempo desnecessário, que seria usado para traçar uma alternativa em cima da hora.

Escopo

Logo depois vem o escopo, que nada mais é do que todos os passos que vão garantir a realização do projeto. Nesta etapa também deve está incluída todos os documentos necessários e o que será entregue ao cliente, ou consumidor, quando tudo estiver pronto.

Patrocinador

Por último vem a questão do patrocinador, ou patrocinadores. Nesta parte se define quem são os interessados ou investidores do projeto.

Neste aspecto é importante manter um bom relacionamento com o patrocinador, que deverá saber de todas as questões relacionadas ao andamento do projeto. Assim se cria uma relação de confiança, que também refletirá em toda equipe envolvida no desenvolvimento do que, pode ser um produto, ou serviço.

O que é gestão de riscos e qual a sua importância em projetos?

A gestão de riscos é um dos elementos principais no gerenciamento de um projeto. Isto porque, é possível antecipar quais os riscos possíveis durante a execução e traçar planos, para diminuir os impactos.

O gerenciamento de riscos precisa atentar em dois pontos principais: os riscos de impacto negativos e os de impacto positivo. De qualquer maneira, é essencial traçar planos de ação para os dois casos.

Um risco de impacto negativo é o que irá trazer consequências negativas para o trabalho. Só para exemplificar, um atraso grande ou saída de um membro da equipe irão trazer consequências negativas para o resultado final. Portanto, é um risco de impacto negativo.

Veja também: Como fazer para elaborar um bom plano de negócios

Um risco de impacto positivo é o que pode trazer coisas positivas para o negócio. Um exemplo pode ser uma variação do serviço que será oferecido e pode atingir uma parcela consumidora maior.

O trabalho neste caso, seria minimizar os efeitos negativos e investir na melhora das consequências positivas do investimento.

Por isto, existe a importância de redigir um plano de ação, para cada possibilidade. Dividindo os riscos por categoria, gravidade e possíveis consequências para a realização do projeto.

O que é Pmi?

Pmi é uma sigla para Project Management Institute, ou Instituto de gerenciamento de projeto, em português. Essa é a maior associação de profissionais ligados à gestão de projetos do mundo.

Ele foi fundado em 1963, na cidade de Filadélfia, nos Estados Unidos. A associação, que é a maior autorizada em gerenciamento, tem hoje mais de 700 mil profissionais capacitados ao redor do mundo.

O instituto, junto com os profissionais associados, traçaram todas as principais ações que se deve tomar na gestão de projetos. Todas elas estão compiladas no método PMBOK.

O que é PMBOK?

O PMBOK, é uma sigla para Project Management Body of Knowledge, ou Corpo de conhecimento em gestão de projetos, em português.

Isso é um compilado de material, feito pelo Pmi, relacionado ao gerenciamento de projetos. No PMBOK, além de todo o material necessário para começar a gestão, há também o detalhamento de todos os passos que se deve seguir.

Vale a pena procurar a versão mais atualizada do material, que mostra quais as dez fases importantes para o sucesso na gestão do projeto. Além de detalhar o que deve ser feito em cada uma.

O que são marcos de projeto e para que servem?

Um marco de projeto são momentos fundamentais e importantes do projeto. Eles são, geralmente, o final de cada fase realizada com sucesso e devem constar desde o inicio.

Homem subindo escadas

As estratégias precisam ser pensadas para evitar riscos (Foto: depositphotos)

Desse modo, os marcos também podem servir para garantir que o tempo estimado será cumprido. Pois, assim, se obtêm dados mais precisos sobre a execução, como um todo.

Fora os finais de cada fase, é possível adicionar vários outros tipos de marcos no projeto, já que eles se referem a acontecimentos importantes.

Os principais deles podem ser para marcar a entrega de um documento importante, da entrega de uma parte do serviço. Outro marco seria o do sucesso do serviço ou até mesmo da decisão de investir mais ou continuar com o projeto.

Veja também: Modelo de plano de negócios; aprenda como fazer um

Qual a importância da gestão de projetos para uma empresa?

A gestão de projetos traz benefícios para a empresa, como um todo. Isto porque, garantir a qualidade, não apenas em projetos grandes, como também nos do dia a dia, garantem uma excelência em tudo que for feito.

Um outro ponto importante, que o gerenciamento de projeto traz para uma empresa, é a capacidade de ter o controle de tudo o que estiver acontecendo. Isto acontece por causa dos planos de negócio, que devem ser traçados no início de cada projeto.

E se engana quem pensa que apenas empresas grandes precisam de uma gestão de projetos. Todo e qualquer investimento necessita de um bom gerenciamento, só assim é possível garantir o suprimento de todas as expectativas.

Qual a importância da ação na criação de produtos ou serviços?

Gerir um projeto de criação ou melhoria de produtos ou serviços, serve para garantir muito mais do que o cumprimento de prazos. Isto porque, é preciso analisar as qualidades e riscos do mercado, no início.

Dessa forma, há uma diminuição dos riscos de perder tempo e, principalmente, dinheiro, em algo que não dará retorno. Além de diminuir riscos com possíveis problemas e contratempos que podem surgir no decorrer do projeto.

Como iniciar a gestão de projetos na minha empresa?

Agora que você já sabe o que é gestão de projeto e qual a importância disso, pode querer implantar isso no seu negócio.

As dicas deste post podem te ajudar a começar. Ainda existem mais de 700 mil profissionais ligados ao Pmi no mundo inteiro, que dão dicas de como começar o gerenciamento do seu negócio.

Outra alternativa é pelo PMBOK, já que nele contém todo o passo a passo para garantir o sucesso na criação, ou melhoria, do produto ou serviço. Com essas informações, você mesmo pode começar o seu plano de gestão de projetos.

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