Carta de cobrança

Com a inadimplência aumentando anualmente de maneira significativa a carta de cobrança anda sendo muito utilizada por empresas e lojas de diversos segmentos. Não só porque cobrar pessoalmente ou por telefone é uma coisa extremamente desconfortável, mas porque a cobrança feita em forma de carta oficializa a ação, e pode ser usada como prova em uma possível ação judicial.

Veja um modelo básico de uma carta de cobrança

14 de março de 2013

Prezado Senhor (nome),

Não identificamos em nosso sistema o pagamento do documento (número do documento), no valor de (valor), com data de vencimento (data de vencimento). Deste modo solicitamos que o senhor regularize sua situação junto a nossa empresa, ou faça um contato para esclarecimentos.

Estamos certos que o motivo do atraso foi causado por problemas circunstanciais e que o senhor não deixará de honrar seus compromissos.

Atenciosamente,

Nome
Empresa
Telefone

*Copie o modelo de seu navegador até um documento de texto, preencha e basta imprimir!

Saiba mais!

Foto: Reprodução

A carta de cobrança, como um documento oficial,  deve ser sempre apresentada em papel timbrado e escrita na linguagem culta, ou seja, com um português correto, porém não rebuscado. É preciso que, além de ser escrita de forma simples e direta, outros cuidados sejam tomados na elaboração da carta.

1. Sempre disponibilize na carta um número de telefone em caso de dúvidas, ou o número direto do departamento que vai cuidar da renegociação do débito.
2. Caso não possua papel timbrado faça um cabeçalho básico com as informações gerais e principais da empresa.
3. Se o problema puder ser resolvido pela internet ou em outro lugar informe.
4. Revise a carta antes de enviar e confira com cuidado as datas e valores colocados nela.
5. Use uma saudação apropriada para um documento formal. Utilize “Prezada” seguido do nome ou “Ao Sr.” também seguido do nome.
6. Não utilize de nenhuma forma palavras ou expressões que possam parecer uma ameaça. Seja direto e suave, pois a falta de pagamento não abre espaço para o desrespeito.
7. Fale claramente sobre o que está sendo cobrado, se foi um cheque sem fundos, ou o não pagamento de uma prestação, de um acordo ou serviço. Dê todos os detalhes possíveis, como a data de vencimento, o valor que consta no documento, etc.
8. Peça para que o pagamento da dívida seja feito o mais rápido possível e diga como deseja que o pagamento seja realizado. Mencione também as medidas que serão tomadas caso o pagamento não seja efetuado na nova data estipulada.
9. Finalize a carta com “Atenciosamente” ou “Muito obrigado”, e assine a carimbe.

O momento de cobrar uma devida é delicado, pois além de ser desconhecido o motivo da não quitação do débito, o uso incorreto das palavras pode fazer com que ao invés de desejar realizar o pagamento da dívida com rapidez, a pessoa coloque outras prioridades na frente. Por isso mostre que quer ajudar o cliente que vai receber a carta e insira na carta propostas de negociação da dívida, como parcelas e nova data de pagamento sem multa ou juros.